ERP Gagal, Penyebabnya Faktor Apa Saja? Simak Pengalaman Nyata Ini

bintangbisnis

 

Penyebab ERP gagal

 

 
Beberapa waktu lalu saya bertemu  dengan dua orang CEO dari perusahaan yang berbeda, keduanya bercerita tentang  kegagalan implementasi software ERP (enterprise resources planning). Seorang CEO ngobrol saya di salah satu resto di  Gandaria City Mall. Satu lagi saat kami sedang makan di Plasa Senayan. Dua-duanya curhat bagaimana implementasi ERP di perusahaanya yang jauh dari sukses. Menarik menyimak cerita mereka tentang PENYEBAB ERP GAGAL DITERAPKAN di perusahaan mereka. 
Ya, cerita tentang implementasi   ERP yang “gagal” memang banyak terjadi. Banyak kasusnya, mulai dari
implementasi yang lambat sehingga harusnya sudah go live namun molor, hingga gagal karena software itu tidak bisa mengintegrasikan data di perusahaan itu. Integrasi sistem tidak berjalan. Yang disayangkan, satu diantara dua perusahaan yang ketemu saya tersebut adalah perusahaan distribusi milik konglomerasi Top 5 yang notabene bisnisnya puluhan triliun dan mendistribusikan merek-merek makanan yang kalau saya sebutkan sudah pasti kenal semua. Bisa dibayangkan betapa kacaunya dampak yang ditimbulkan karena gagal implementasi ERP tersebut.
Bila disarikan dari sejumlah pengalaman nyata, selama ini ada beberapa penyebab perusahaan gagal dalam
implementasi ERP alias implementasi ERP tidak efektif.
1. Memilih   produk ERP yang salah
Banyak pemilik perusahaan yang  asal dalam memilih software ERP. Umumnya hanya mendengar sepihak dari salah
satu sumber lalu diterapkan. Perusahaan ini tidak memilih ERP yang cocok dengan industrinya, bukan ERP yang memang dibutuhkan perusahaan dengan tipikal bisnis seperti perusahaannya. Mereka justru memilih paket ERP yang tidak umum digunakan di industri mereka.
Padahal penting sekali melihat kecocokan produk dan kebutuhan itu dan juga keandalan dan fleksibilitas. Vendor ERP-nya pun mesti dipilih yang sudah punya pengalaman panjang di di industri yang sama dengan
Anda supaya dia tidak gagal atau trial and error. Kunci sukses dalam implementasi produk ERP, cari yang pas dengan kebutuhan dan lakukan kustomisasi pada produk-produk tertentu agar fit dengan kebutuhan perusahaan.
2.   Proyek Implementasi ERP diserahkan ke tim atau leader yang terlalu rendah level
jabatannya di organisasi.
Ini salah satu problem umum. ERP hanya diserahkan ke leader level menengah atau bahkan rendah. Akhirnya si leader itu akhirnya tidak bisa menggerakkan perubahan ke divisi/unit bisnis lain. Harus
dicatat, ERP adalah proyek yang mengubah permainan bisnis dalam skala besar
sehingga membutuhkan dukungan kepemimpinan di level/eselon atas. Kalau leader
implementasi ERP merupakan orang di level bawah, maka ia tidak akan memiliki
visibilitas atau pengaruh untuk memimpin. Akibatnya, program implementasi
menjadi terkatung-katung atau implementasinya jauh dari maksimal.
3. Karena mengasumsikan bahwa proyek ERP hanyalah proyek TI
Sudah banyak cerita gagal ERP karena para pimpinan tertinggi perusahaan berpikir bahwa implementasi ERP hanya
sebuah proyek TI biasa. Kali ini perlu ditegaskan kembali bahwa ERP bukanlah
proyek TI, melainkan sebuah proyek bisnis. Ia membutuhkan lebih dari sekadar
sponsor bisnis. Namun ini membutuhkan kepemimpinan bisnis, dukungan sumber
daya, komitmen dan keterlibatan. Jika CIO atau GM TI Anda adalah satu-satunya
eksekutif yang memberikan pembaruan proyek ERP, maka sudah pasti akan menemui
masalah. Dan jika CIO atau GM TI setuju untuk meluncurkan proyek ERP tanpa
mitra eksekutif yang benar dan berkomitmen dari bisnis, berarti perusahaan Anda
memiliki CIO yang salah alias wawasannya bermasalah.

 

 

Implementasi ERP memiliki dampak yang besar pada cara bisnis berjalan, dan tingkat serta kualitas keterlibatan bisnis merupakan bagian penting dari kesuksesan atau kegagalan. Jika bisnis tidak
terlibat, ERP akan gagal, dan CEO, CFO bersama dengan orang lain – akan menderita.
4. Tidak didukung oleh tim sumberdaya manusia TI yang berbakat.
Menemukan para ahli TI ERP untuk diajak bekerja di perusahaan Anda bukan soal uang semata. Namun bisa
dipengaruhi banyak faktor. Tapi sangat penting bagi perusahaan kita untuk mampu
secara efektif merekrut sekumpulan bakat yang memiliki pengalaman dalam paket
ERP spesifik sesuai kebutuhan perusahaan.
Anda harus membayar mereka dengan cukup atau kompetitif, mereka bisa menjadi paduan antara pengalaman industri, teknologi, dan kepemimpinan. Ini bukan yang semudah diperkirakan. Tapi SDM ERP
yang mumpuni itu harus punya secara cukup dan tidak tanggung-tanggung, kecuali
kalau ingin proyek ERP gagal karena implementornya tidak kompeten.
5. Meremehkan tenggat berapa lama waktu untuk memasang ERP
Pada umumnya perusahaan menyelesaikan implementasi ERP (atau peningkatan) molor dibanding waktu mereka
rencanakan di awal. Rata-rata molor. Karena itu sebelum memulai, harus berani
pasang target proyek rampung dengan jelas dan dikomunikasikan intens di depan.
Ini bagian dar cara memenangkan hati tim agar bekerja dengan cepat, tidak
lelet. Jadi, palingtidak sudah dibuat menang diawal, dikawal dari awal, bahwa kita harus selesai sekian bulan. Tanpa
sebuah boom diawal yang terus dikawal, proses implementasi bisa terkatung-katung menjadi seperti barang sambilan. Di satu hal ini juga menuntut  project leader yang bisa menggerakkan dan menyiapkannya dari awal dengan orang, produk, mitra, dan ekspektasi yang tepat.
6. Tak Mampu Mengelola  Resistensi Dari Para User
ERP sering gagal karena kurang  dukungan dan banyak diprotes. Di lain sisi,  pihak tim implementasi tak cakap mengelola   resistensi itu. Memang wajar ada kecenderungan manusiawi untuk menolak sesuatu
yang baru. Orang akan memiliki segala macam ketakutan dan kesalahpahaman
tentang ERP. Sebab itu, sangat penting dan mesti pastikan bahwa karyawan Anda
sangat terlibat dalam implementasi dan mendapat informasi lengkap tentang semua
aspek ERP.
Semua keputusan terkait ERP Anda, keputusan Anda untuk mendapatkan
ERP hingga tanggal peluncurannya, harus dikomunikasikan ke seluruh perusahaan.
Semua komunikasi ini akan membantu Anda mendapatkan dukungan mereka. Disini
artinya, implementasi ERP juga butuh kemampuan change management dan banyak yang gagal karena ketidakmampuan aspek
ini.
Share This Article